Absentismo laboral: qué consecuencias tiene para tu empresa y cómo reducirlo

El absentismo laboral aparece cuando una persona trabajadora no acude a su puesto de trabajo o deja de cumplir con sus tareas. En el contexto de los recursos humanos y la gestión de personas, este fenómeno nunca es tan simple como “alguien falta”. Detrás de ello hay múltiples causas, como la salud, motivos familiares, desmotivación, mala organización, sobrecarga o incluso problemas de clima laboral.

Si has llegado hasta aquí, es porque tienes una responsabilidad sobre la gestión de personas en tu empresa: eres CEO, responsable de recursos humanos o quizás lideras un equipo dentro del departamento de RR.HH. y necesitas entender qué está ocurriendo para poder actuar. Pero la clave está en que debes entender que no todo el absentismo se puede evitar, siempre habrá situaciones que escapen a tu control. Por ello, en esta entrada te enseñaremos a trabajar sobre aquello que sí depende de ti, como el exceso de carga, la falta de claridad en los roles, los conflictos internos o una mala planificación del trabajo.

¿Qué consecuencias puede tener para tu empresa?

Cuando piensas que absentismo laboral, quizás lo relaciones con faltas puntuales de una persona empleada a su puesto de trabajo, pero hay mucho más detrás. Esta práctica puede llegar a tener un grave impacto en el rendimiento y la estabilidad de tu empresa si se vuelve continuada en el tiempo. A continuación, te dejaremos una lista con todas las consecuencias que puede tener el absentismo laboral en tu empresa, para motivarte a intervenir antes de que sea demasiado tarde.

1. Reducción de la productividad y la calidad del servicio

Cuando faltan personas del equipo o del personal operativo que deben realizar sus tareas, estas tienen que pasar a manos de otra persona empleada o, en el peor de los casos, quedar sin cubrir. Esto afecta al ritmo de trabajo y a la calidad del servicio, reduciendo el rendimiento general del equipo. Sin embargo, esto no es permanente, existen ciertas fórmulas que te ayudarán a incrementar la productividad en tu empresa, como la automatización de tareas o la formación de las personas empleadas.

2. Sobrecarga del resto del equipo

Dejar una tarea sin realizar por una ausencia nunca debería ser una opción. Es por ello que, cuando las personas trabajadoras comienzan a faltar, otras deben asumir sus obligaciones. Esto afecta a su salud mental, generando estrés laboral y desmotivación y, siguiendo el círculo vicioso, un mayor grado de absentismo, sobrecargando al resto del equipo y afectando a la gestión del personal.

3. Aumento de los costes empresariales

Desde el punto de vista de la gestión de recursos humanos, las ausencias suponen sustituciones, horas extra, una menor eficiencia e incluso la pérdida de oportunidades de negocio. Todo ello incrementa los costes de tu empresa, ya que necesitas llegar a tiempo a las tareas.

4. Dificultad para retener el talento y para mantener una buena gestión del talento dentro de la organización

Como ya te hemos comentado, si una persona falta, su trabajo recaerá en otra. Esto, por regla general, suele derivar en problemas organizativos o de clima laboral y, normalmente, las personas empleadas buscan otras oportunidades laborales para evitar esta situación. Esto es especialmente problemático en un contexto marcado por la escasez de talento en España, donde retener a las personas clave se ha convertido en uno de los grandes retos para las empresas.

5. Impacto en clientes y en la reputación de la empresa

Las personas cliente detectan la falta de calidad en un servicio de manera muy rápida a causa de retrasos, errores o bajadas en la calidad del servicio. Esto afecta directamente a la imagen de marca y a la percepción externa de la organización.

Cómo detectar el problema antes de actuar

Es importante que no tomes decisiones de manera precipitada, sin entender bien qué es lo que está ocurriendo realmente en tu empresa a nivel de gestión de personas y organización del trabajo. En primer lugar, debes identificar patrones y causas, no solo contar ausencias. Desde Grupo Clave, hemos reunido unos tips que te pueden servir de ayuda:

• Revisa los datos del último año para detectar ausencias y averiguar si el problema es puntual, recurrente o estacional.
• Identifica qué departamentos, áreas de negocio o equipos de trabajo tienen más incidencias, para determinar si la falta al puesto la están ocasionando la carga de trabajo, el liderazgo o el clima laboral.
• Lanza una encuesta rápida de clima laboral dentro de tu equipo o del conjunto del personal, para que sea el propio equipo quien te cuente si hay indicios de desmotivación, estrés, falta de conciliación o problemas de comunicación.
• Habla con los mandos intermedios, para que los responsables de los equipos informen sobre conflictos, sobrecarga o cambios recientes.
• Busca patrones que se repitan, como ausencias en días concretos, después de ciertos turnos o quizás en épocas de mayor carga de trabajo o perfiles concretos. Esto te permitirá actuar de manera más personalizada según cada caso y, por lo tanto, de forma más precisa y efectiva.
• Diferencia los tipos de absentismo, justificado e injustificado, porque no es lo mismo una baja médica prolongada que ausencias cortas y repetidas. Esto te ayudará a tomar decisiones más acertadas.
• Calcula indicadores clave de recursos humanos, no solo el número de ausencias, sino ratios como la tasa de absentismo, el factor de Bradford —para calcular faltas cortas y recurrentes—­­­­, la frecuencia de ausencia y la duración media de esta.

¿Cómo reducir el absentismo laboral?

Una vez entiendas qué es lo que está ocurriendo en tu empresa, serás capaz de resolver el problema con soluciones personalizadas a cada caso. Te ayudaremos contándote las más efectivas:

• Establece una política clara de ausencias dentro de tu estrategia de recursos humanos, para que todos sepan cómo comunicar una baja, qué se considera ausencia justificada y qué consecuencias tienen las faltas injustificadas.
• Analiza y controla las ausencias dentro de los procesos de gestión de personal, revisando los datos, patrones, áreas con más incidencias y evolución del absentismo.
• Mejora la planificación del trabajo y la organización del personal, evitando sobrecargas, picos mal gestionados y la correspondiente falta de recursos.
• Fomenta la conciliación laboral como parte de una estrategia de productividad sana, bienestar laboral y gestión de personas, con medidas como horarios flexibles, teletrabajo o adaptación de turnos cuando sea posible, además de la organización de teambuildings o afterworks que fomenten la relación entre las personas compañeras.
• Cuida el clima laboral, la motivación y el compromiso del equipo, escuchando a los empleados, reconociendo su trabajo y reforzando el compromiso.
• Apoya la salud física y mental de la plantilla, con prevención, formación en gestión del estrés y recursos de bienestar.
• Forma a mandos intermedios y RR. HH., para detectar señales de alerta a tiempo, gestionar ausencias y actuar de forma coherente.
• Utiliza herramientas digitales de gestión de personas, como software de gestión de ausencias, control horario o sistemas de seguimiento. Un ejemplo de herramienta de gestión es Auria HR, que te permitirá llevar un control de las ausencias laborales.
• Reconoce la buena asistencia sin penalizar situaciones justificadas, pero evitando incentivos que generen presión.

Plan de acción para reducir el absentismo en la empresa

Es importante que entiendas que reducir el ausentismo laboral no depende de aplicar todas las medidas sin ningún criterio, sino de seguir un orden lógico. En Grupo Clave, hemos preparado el correcto para ti:

1. 1. Detecta dónde está el problema en la organización y el equipo, en qué equipos, en qué turnos o qué perfiles son los que cuentan con más ausencias.
   2. A continuación, ataca las causas, no los síntomas, por ejemplo, si miembros de un área están faltando por sobrecarga de trabajo u overwork, distribuye esas tareas de una manera más adecuada.
   3. Luego, deberás introducir pequeños cambios en el día a día, como ajustar turnos, mejorar la planificación o reforzar equipos en picos de trabajo.
   4. Define responsables del seguimiento del equipo, que sepan detectar patrones para actuar a tiempo.
   5. Deja clara la política de ausencias y asegúrate de que todas las personas trabajadoras la están entendiendo.
   6. Finalmente, no te olvides de hacer un seguimiento continuo desde recursos humanos y dirección, que te permitirá corregir rápido lo que no está funcionando.

Si necesitas ayuda externa para elaborar un plan estratégico contra el absentismo laboral, ponte en contacto con el servicio de Consultoría de Recursos Humanos de Grupo Clave, especializada en gestión de personas y rendimiento del personal, donde te ayudaremos a resolver todas tus dudas.