Como medir a produtividade em teletrabalho

Os empresários que estavam reticentes quanto ao teletrabalho, rapidamente se tiveram que adaptar à nova realidade trazida pelo Covid-19, mesmo sem as tecnologias ou o know-how para a sua implementação. Grande parte deste receio prende-se essencialmente com o facto de haver algum desconhecimento relativo ao controlo de tarefas e à medição de produtividade do trabalho remoto. No entanto, o teletrabalho é bastante apreciado pela maioria. Cerca de 80% das pessoas ativas alguma vez quis teletrabalhar de acordo com o estudo apresentado pela Global Work Place Analytics, e estima-se que cerca de 30% da força de trabalho mantenha o trabalho à distância depois da situação pandémica.

Por um lado, estão os trabalhadores, que se dizem mais felizes, e comprovadamente mais motivados e produtivos quando trabalham desde casa, e do outro as empresas que têm medo de não conseguir controlar essa mesma produtividade.

Para um teletrabalho eficaz, cada empresa, dependendo da sua atividade, deve ter em conta quais os indicadores que se aplicam aos seus objetivos. Posteriormente é preciso decidir quais as melhores Key Performace Indicators (KPI’s), de maneira a avaliar o desempenho e o rendimento dos trabalhadores.

É necessário realizar um seguimento continuo do trabalho para avaliar o seu rendimento. Por um lado, existe a opção de construir um sistema de objetivos planificados. Por outro, há empresas que optam por um sistema de gestão de fluxos de trabalho, onde os trabalhadores realizam relatórios diários do seu trabalho, com um resumo dos objetivos alcançados.

É fundamental que a empresa estabeleça uma política de teletrabalho clara e concisa, de modo a que todos os trabalhadores tenham acesso às regras de empresa. É importante ter em conta as opiniões, como as dificuldades e os pontos fortes assinalados pelos trabalhadores neste regime. E é aconselhável que os responsáveis de cada área realizem uma avaliação e reuniões regulares com cada trabalhador, pois é importante seguir, implicar e motivar o trabalhador nas suas tarefas. Todo este trabalho deve, pois, ser constante.

Formas de avaliação

O rendimento de um trabalhador deve ser medido essencialmente pelos resultados e pelo cumprimento de objetivos, tanto quando este está no escritório, como quando está em teletrabalho. E para isso é fundamental o acompanhamento ao funcionário, com comunicação e transparência por parte da empresa.

É preciso organizar as tarefas de maneira a que tenham um início, um meio e um fim bem definidos. Deve haver datas de entrega concretas, para poder avaliar o volume de trabalho. Para organizar estas tarefas existe software disponível. Trello ou Asana são algumas das ferramentas que permitem distribuir as tarefas e levar um controlo sobre as mesmas. A utilização de software específico de avaliação de desempenho, pode também ser de grande ajuda neste caso. Toggl, Giitik, Task Enter, Sesame ou Monday são alguns exemplos. Deve-se ainda realizar reuniões periódicas para controlo do fluxo de trabalho e do cumprimento de prazos.

Embora hoje seja uma solução imposta, o teletrabalho veio para ficar e é preciso estar preparado para poder implementar e desenvolver as melhores soluções para os trabalhadores e empresa.