Em todas as organizações há momentos em que, por uma ou outra razão, um colaborador sai da empresa. Saber gerir esta situação é fundamental para o bem-estar da equipa, mas também da organização. Dizemos-lhe como fazê-lo de forma eficaz.

O que é o offboarding?

Numa empresa, o offboarding é o processo mediante o qual um trabalhador deixa de estar vinculado à mesma, bem como o conjunto das ações que a organização realiza durante a sua saída.

Este processo é composto por várias etapas pelas quais a empresa deve passar, com o objetivo de que a desvinculação da pessoa empregada tenha o menor impacto possível no funcionamento da organização e nos equipamentos.

Que etapas tem um processo de offboarding?

A saída de um trabalhador de uma organização pode constituir um acontecimento traumático. Por isso, o ideal é organizar tudo para que o fim da relação entre a empresa e o/a empregado/a se produza de maneira fluida. Para isso, é importante realizar os seguintes passos:

1. Organizar a saída: A primeira coisa a fazer é programar todas as ações que serão realizadas para executar, de forma satisfatória, a saída do trabalhador. Aqui, deverá ter em conta aspetos sobre a forma como o despedimento vai ser comunicado ou como se vai atuar perante uma renúncia, bem como se vai transmitir a notícia ao resto da equipa, aquando da assinatura da rescisão do contrato, explicando como gerir a questão das senhas e dos acessos a ferramentas ou como se irá realizar a transferência de tarefas e de informação.
2. Informar sobre o despedimento: Se a empresa tiver decidido prescindir de um dos seus funcionários, esta decisão deve ser comunicada à pessoa em causa de forma clara e assertiva, explicando-lhe as razões que levaram a essa situação. Além disso, é desejável que esta informação seja notificada pessoalmente, em vez de notificar via e-mail ou através de outros meios impessoais.
3. Gerir a documentação: Após ter planeado o roteiro, é importante que o trabalhador despedido, ou que decidiu demitir-se, preencha e assine todos os documentos necessários para poder executar a sua saída de forma legal e satisfatória. Embora este passo possa não ser agradável, é absolutamente necessário para evitar eventuais conflitos no futuro.
4. Informar o resto da equipa: Quando a saída do trabalhador da empresa for já irreversível, será necessário comunicá-la aos colegas e restante equipa. Este é um momento delicado para todos, especialmente quando a pessoa foi despedida e, por isso, é recomendável comunicá-la de maneira clara e direta. Em caso de despedimento, é também aconselhável explicar, na medida do possível, as razões subjacentes,caso contrário, é provável que se gere mal-estar entre os trabalhadores.
5. Realizar a transferência da informação: Quando um empregado abandona uma organização, é necessário que transfira para as pessoas indicadas toda a documentação e responsabilidades adjacentes ao seu posto de trabalho, e que as informe de todos os detalhes relevantes para poderem cumprir as suas tarefas.
6. Entrevista de saída: Antes que a pessoa trabalhadora abandone definitivamente a organização, a empresa pode aproveitar para realizar uma última reunião, visando obter feedback valioso que importe aplicar na organização. Além disso, o já ex-funcionário, também poderá utilizar esta entrevista para receber informações sobre o seu desempenho, se assim o desejar.

Como já foi referido, é importante que estejam bem definidas as etapas que compõem o processo de offboarding e levá-las a cabo corretamente para que a saída do colaborador da empresa seja o mais fluida possível. No Grupo Clave somos especialistas em formar as empresas para melhorar a sua eficiência, bem como a produtividade dos trabalhadores. Está interessado em falar connosco?